Gambaran Perusahaan

PT Bola Dunia Walet adalah perusahaan manufaktur makanan berbahan dasar rumput laut, khususnya produk agar-agar. Cakupan distribusinya melayani pasar domestik di seluruh Indonesia serta ekspor ke berbagai negara di Asia. Dengan aktivitas bisnis yang mencakup penjualan, produksi, pergudangan, dan pengelolaan SDM, perusahaan membutuhkan sistem yang mampu menyatukan proses operasional agar lebih rapi, cepat, dan mudah dipantau.

Kondsisi (Sebelum Implementasi)

Sebelum implementasi Odoo, beberapa proses inti masih berjalan manual sehingga memakan waktu dan berisiko menimbulkan perbedaan data antar bagian. Pencatatan penjualan produk dilakukan manual, sehingga status transaksi dan penelusuran progres penjualan tidak selalu terlihat jelas. Pencatatan proses produksi serta pelaporan hasil produksi juga masih manual, membuat monitoring output produksi tidak optimal. Di sisi SDM, pencatatan kehadiran untuk karyawan internal maupun harian lepas belum terintegrasi, sementara kebutuhan administrasi HR (cuti, penggajian, dan data karyawan) memerlukan digitalisasi agar lebih tertib.

Challenges

PT Bola Dunia Walet perlu menyelesaikan 4 kebutuhan utama:

1. Pencatatan penjualan produk masih dilakukan secara manual.
2. Pencatatan proses produksi dan laporan hasil produksi masih manual.
3. Pencatatan kehadiran untuk karyawan internal dan harian lepas belum terintegrasi.
4. Perlu digitalisasi administrasi HR (cuti, penggajian, data karyawan).

Solusi Implementasi Odoo

Untuk mengatasi tantangan tersebut, Odoo diimplementasikan sebagai sistem terintegrasi dari hulu ke hilir:

1. Penjualan Terstruktur (Quotation & Sales Order) + Pelacakan Status. Odoo digunakan untuk pembuatan dan pengelolaan penawaran serta Sales Order, disertai pelacakan status penjualan yang jelas (misalnya: draft, terkonfirmasi, hingga terkirim). Hal ini membantu tim mengetahui progres transaksi secara real-time dan memudahkan penelusuran histori penjualan.
2. Manajemen Multi-Gudang dan Stok Otomatis. Operasional gudang dikelola dengan konsep multi-gudang untuk berbagai kebutuhan (bahan baku, barang jadi, dan lainnya). Proses penerimaan barang serta pencatatan stok berjalan otomatis, sehingga visibilitas persediaan lebih akurat dan pergerakan barang lebih mudah ditelusuri.
3. Kehadiran Terintegrasi dengan Penggajian. Pencatatan kehadiran harian, mingguan, dan bulanan dijalankan terintegrasi, sehingga data absensi dapat langsung mendukung kebutuhan penggajian. Ini membantu memastikan perhitungan payroll lebih konsisten dan mengurangi pekerjaan rekap manual.

Hasil

Dengan implementasi Odoo, PT Bola Dunia Walet berhasil menyatukan proses penting—penjualan, pergudangan, dan HR—ke dalam satu sistem yang lebih rapi dan mudah dipantau. Status penjualan menjadi lebih transparan, pengelolaan stok lebih akurat melalui otomatisasi penerimaan dan pencatatan persediaan, serta absensi terhubung langsung dengan penggajian. Dampaknya, proses operasional menjadi lebih efisien, data lebih konsisten antar departemen, dan perusahaan memiliki fondasi sistem yang lebih siap untuk mendukung distribusi nasional maupun ekspor.