Gambaran Perusahaan

Optik Yuda adalah bisnis retail kacamata dengan cabang di Kota Bandung, Garut, dan Tasikmalaya. Optik Yuda menyediakan layanan pemeriksaan mata serta layanan penggantian kacamata atau lensa. Sistem pembayarannya melayani metode umum maupun BPJS, sehingga operasional membutuhkan proses yang rapi dan mudah ditelusuri di beberapa lokasi.

Kondisi (Sebelum Implementasi)

Sebelum menggunakan Odoo, Optik Yuda mengalami kendala karena proses bisnis berjalan terpisah. Aktivitas penjualan dan pembelian dilakukan tanpa histori transaksi yang tercatat dengan baik, sehingga penelusuran transaksi dan konsistensi data menjadi sulit. Belum ada integrasi antara pembelian bahan dan pergerakan stok, menyebabkan visibilitas stok kurang jelas dan pengendalian persediaan tidak optimal. Administrasi keuangan juga masih dilakukan secara terpisah, memunculkan pekerjaan manual tambahan dan menyulitkan konsolidasi pencatatan transaksi secara cepat.

Challenges

Optik Yuda perlu menyelesaikan 3 kebutuhan utama:

1. Penjualan dan pembelian dilakukan tanpa histori yang tercatat dengan baik.
2. Belum ada integrasi antara pembelian bahan dan pergerakan stok.
3. Administrasi keuangan masih dilakukan secara terpisah.

Solusi Implementasi Odoo

Untuk mengatasi tantangan tersebut, Optik Yuda mengimplementasikan Odoo agar alur utama terhubung dalam satu sistem:

1. Sales & Purchase untuk Transaksi Penjualan dan Pembelian. Implementasi modul Sales dan Purchase dilakukan agar transaksi penjualan dan pembelian terdokumentasi rapi dan memiliki histori yang mudah ditelusuri.
2. Otomatisasi Stok dengan Modul Inventory. Pengelolaan stok diotomatisasi melalui modul Inventory, sehingga pergerakan barang dapat dipantau lebih jelas dan kontrol persediaan menjadi lebih akurat.
3. Modul Accounting untuk Pencatatan Keuangan Terpusat. Modul Accounting digunakan untuk mencatat seluruh transaksi keuangan, sehingga administrasi lebih terstruktur dan konsisten.

Hasil

Dengan implementasi Odoo, Optik Yuda berhasil mengubah proses yang sebelumnya terpisah menjadi sistem operasional yang terintegrasi. Histori penjualan dan pembelian menjadi lebih jelas, pengelolaan stok meningkat melalui otomatisasi pergerakan persediaan, dan pencatatan keuangan menjadi terpusat melalui integrasi accounting. Dampaknya, konsistensi operasional antar cabang meningkat serta kontrol dan pelaporan menjadi lebih rapi untuk mendukung kebutuhan bisnis harian.