Gambaran Perusahaan

PT Jalameta Pilar Sinergis adalah perusahaan teknologi yang menyediakan solusi perangkat lunak di pasar global dengan pendekatan layanan (service-based) untuk pelanggan yang tersebar di seluruh Indonesia. Dengan kebutuhan operasional yang melibatkan proyek, tim, dan pelanggan lintas lokasi, perusahaan membutuhkan sistem yang lebih terintegrasi untuk meningkatkan visibilitas pekerjaan, mempercepat proses approval, dan merapikan pelaporan.

Kondisi (Sebelum Implementasi)

Sebelum implementasi Odoo, beberapa alur kerja penting masih dilakukan manual dan berjalan di sistem yang terpisah. Permintaan pembelian dan pengajuan biaya masih diproses manual sehingga approval menjadi lebih lambat dan keterlacakan dokumen kurang rapi. Di sisi operasional, visibilitas menyeluruh terhadap proyek—termasuk monitoring pekerjaan, pengeluaran, dan alokasi waktu—belum optimal. Komunikasi dengan pelanggan banyak dilakukan melalui WhatsApp, namun belum terintegrasi sehingga histori komunikasi dan tindak lanjut sulit dikelola dalam satu sistem. Selain itu, beberapa sistem seperti SDM, inventaris, dan keuangan masih berjalan terpisah, memunculkan duplikasi kerja dan menyulitkan konsolidasi data.

Challenges

PT Jalameta Pilar Sinergis perlu menyelesaikan 4 kebutuhan utama:

1. Permintaan pembelian dan pengajuan biaya masih manual.
2. Kurangnya visibilitas menyeluruh terhadap proyek, pengeluaran, dan alokasi waktu.
3. Komunikasi pelanggan via WhatsApp belum terintegrasi.
4. Sistem SDM, inventaris, dan keuangan berjalan terpisah.

Solusi Implementasi Odoo

Untuk menyatukan alur kerja dan memperkuat kontrol, Odoo diimplementasikan dengan integrasi lintas fungsi:

1. Otomatisasi Pengajuan Pembelian dan Approval Alur pengajuan dan persetujuan dibuat otomatis agar lebih cepat, konsisten, dan mudah ditelusuri.
2. Integrasi Timesheet dan Project untuk Monitoring Pekerjaan Modul Timesheet dan Project diintegrasikan untuk memantau progres pekerjaan, mencatat alokasi waktu, serta meningkatkan visibilitas eksekusi proyek.
3. WhatsApp Communication Integration via Wablas API + Email Marketing. Customer communication was integrated by connecting Wablas API and Email Marketing, enabling more structured outreach and better communication documentation.
4. Unified Dashboard for Operational & Financial Visualization. A centralized dashboard was created to visualize operational and financial data, supporting faster decision-making and reducing manual reporting effort.

Result

Melalui implementasi Odoo, PT Jalameta Pilar Sinergis beralih dari proses manual dan sistem yang terpisah menjadi operasional yang terintegrasi. Proses pembelian dan approval menjadi lebih efisien, monitoring proyek meningkat melalui integrasi project-timesheet, komunikasi pelanggan lebih tertata melalui integrasi WhatsApp dan email, serta visibilitas manajemen meningkat lewat dashboard terpadu—mendukung operasional yang lebih konsisten dan siap berkembang.