Gambaran Perusahaan

PT Bangun Kapasitas adalah perusahaan konsultan dan penyedia pelatihan di bidang perbankan dan jasa keuangan yang bertujuan memperkuat kapasitas human capital dan budaya pelayanan melalui program training, consulting, serta pengembangan proses bisnis. Dengan aktivitas yang berjalan dalam berbagai program dan melibatkan banyak pihak, perusahaan membutuhkan pengelolaan budgeting yang rapi, visibilitas keuangan per kegiatan, serta mekanisme perhitungan reward yang transparan.

Kondisi (Sebelum Implementasi)

Sebelum implementasi Odoo, PT Bangun Kapasitas mengalami kendala dalam mengontrol dan memonitor penggunaan budget kegiatan. Tracking alokasi budget dan realisasi biaya belum mudah dilakukan, sementara informasi cost dan revenue per kegiatan tidak dapat dilihat secara real time. Perusahaan juga kesulitan menghitung pembagian reward kegiatan untuk level C-level dan M-level karena membutuhkan dasar perhitungan yang jelas berdasarkan budget kegiatan dan level peran. Selain itu, pencatatan modal awal dan pembagian hasil dari berbagai stakeholder masih dilakukan manual, sehingga menambah beban administrasi dan berpotensi menimbulkan ketidakkonsistenan.

Challenges

PT Bangun Kapasitas perlu menyelesaikan 4 kebutuhan utama:

1. Kesulitan tracking alokasi dan penggunaan budget kegiatan.
2. Informasi cost & revenue kegiatan belum bisa dilihat real time.
3. Kesulitan menghitung pembagian reward kegiatan untuk C-level dan M-level.
4. Pencatatan modal awal dan pembagian hasil stakeholder masih manual.

Solusi Implementasi Odoo

Untuk memperkuat kontrol dan meningkatkan transparansi keuangan berbasis aktivitas, Odoo diimplementasikan dengan pendekatan activity-based:

1. Tabel Budgeting Kegiatan untuk Tracking Rencana vs Real Biaya. Disusun tabel budgeting kegiatan untuk memantau rencana biaya dan realisasi biaya sehingga kontrol budget lebih jelas dan monitoring lebih terstruktur.
2. Perhitungan Reward Berdasarkan Budget Kegiatan. Mekanisme reward disusun berdasarkan budget kegiatan agar pembagian reward lebih konsisten dan terukur.
3. Identifikasi Level User sebagai Dasar Perhitungan Reward (C-level & M-level). Level user diidentifikasi untuk menjadi parameter perhitungan reward sehingga logika pembagian dapat berjalan lebih transparan sesuai peran.
4. Pencatatan Pemasukan dan Pengeluaran Berdasarkan Kegiatan. Pencatatan pemasukan dan pengeluaran dibuat berbasis kegiatan agar memudahkan perhitungan cost & revenue per kegiatan serta memperkuat visibilitas evaluasi.

Hasil

Dengan implementasi Odoo, PT Bangun Kapasitas memperoleh kontrol budget kegiatan yang lebih baik melalui tracking rencana dan realisasi biaya, sekaligus visibilitas cost & revenue per kegiatan yang lebih jelas. Mekanisme perhitungan reward untuk C-level dan M-level menjadi lebih terstruktur, dan pencatatan berbasis kegiatan mengurangi pekerjaan manual serta meningkatkan konsistensi data—mendukung pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berbasis informasi.